Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10§
Laatimispäivä 21.9.2016, päivitetty 22.9.2016

Rekisterinpitäjä

Porvoon Salibandyseura ry
Y-tunnus 0498911-9
Jääkiekkotie 3, 06100 Porvoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Anssi Jukka, gsm. 050 374 3790, s-posti: anssi.jukka@porvoonsalibandyseura.net

 

Rekisterin nimi

Jäsen- ja ilmoittautumisrekisteri, toiminnanohjauspalvelu myClub

 

Rekisterin ja henkilötietojen tarkoitus

Henkilötietoja tarvitaan yhteisön jäsenenä toimimisen mahdollistamiseksi ja vuorovaikutteisten palvelukokonaisuuksien toteuttamiseksi sekä yhteyden saamiseksi yhteisön jäseniin.

  • Yhdistyslain 11§ mukainen luettelo seuran jäsenistä
  • Jäsenasioista ja muusta toiminnasta tiedottaminen
  • Laskujen ja maksujen lähettäminen
  • Laskujen ja maksujen seuranta
  • Pelaajien pelilisenssin ja vakuutuksien hallinta
  • Toimihenkilöiden vakuutuksien hallinta
  • Tilastotietojen kokoaminen jäsenrakenteesta ja sekä harjoituksiin ja otteluihin ilmoittautumiset

 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn täydellinen nimi, sukupuoli, yhteystiedot, syntymäaika ja käyttäjätunnus. Toimiva sähköpostiosoite on edellytys rekisteriin kirjautumiselle. Lisäksi muut rekisteröidyn ja hänen huoltajan itse ylläpitämät tiedot. Tiedot tapahtumiin ilmoittautumista ja osallistumisista. Lasku, maksu- ja joukkuetiedot. Sähköpostiosoitteita, muita yhteystietoja ja henkilökohtaisia tietoja ei näytetä julkisesti yhteisössä. Osa tiedoista on pakollisia, osa vapaaehtoisia.

Tietojen poistaminen rekisteristä

Jäsen voi erota yhteisöstä joko itse pyytämällä yhteisöä poistamaan henkilötietonsa jäsenrekisteristä yhteisön sisäisellä viestillä ylläpidolle tai olemalla kirjautumatta yhteisöön. 

Jäsenen katsotaan eronneen yhteisöstä, jos hän ei ole kolmeen vuoteen kirjautunut sisään käyttäjätunnuksellaan. Tällöin yhteisö poistaa henkilön ilmoittamat tiedot jäsenrekisteristä sekä käyttäjätunnuksen.

 

Tietolähteet

Rekisteröidyn tai hänen huoltajansa itse ylläpitämät tiedot.

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Seura voi luovuttaa rekisterin tietoja lain ja muiden määräysten niin vaatiessa. Johtokunta voi myös päättää tietojen luovuttamisesta henkilötietolakia noudattaen. Jäsenen erillisellä suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Salibandyliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Jäsen tai hänen huoltajansa itse ylläpitää suostumustiedot. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on suojattu käyttäjätunnuksella ja henkilökohtaisella salasanalla. Salasana on vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu. Johtokunnan valtuuttaman seuran jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta. Sähköiseen jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville.

 

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot

Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus rekisteriin on seuran jäsenrekisteristä vastaavilla ylläpitäjillä, verkkovastaavalla, joukkueenjohtajilla sekä seuran johdolla. Edellä mainituilla henkilöillä ei ole mahdollisuutta nähdä yksittäisten henkilöiden käyttäjätunnuksia tai salasanoja. Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen ja luvanvaraisen saattajan. Kaikki tietoliikenne on tietojärjestelmän ja käyttäjän välillä suojattua ja salasanat ovat järjestelmässä vahvasti salattuja.

 

Tulostetut aineistot

Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

 

Tarkastusoikeus

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää osoitteella johtokunta@porvoonsalibandyseura.net